Skill Matrix erstellen: Anleitung, Beispiel und Gap-Analyse

Eine Skill Matrix ist eine Tabelle, in der Sie die Anforderungen von Aufgaben oder Rollen (SOLL) den Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden (IST) gegenüberstellen. Um sie zu erstellen, brauchen Sie fünf Dinge: einen klaren Zweck, eine Liste der Aufgaben, Kompetenzen, die als beobachtbares Verhalten beschrieben sind, eine Bewertungsskala mit höchstens fünf Stufen und einen festen Termin für die Aktualisierung. Wie das konkret aussieht, zeigen wir Ihnen hier Schritt für Schritt. Dazu gibt es ein Beispiel, einen Rechenweg für die Skill-Gap-Analyse und einen eigenen Abschnitt für Praktikumsstellen.

Kurz gesagt

• Eine Skill Matrix vergleicht SOLL und IST. Die Differenz zeigt, wo Weiterbildung, Vertretung oder Neubesetzung nötig ist.
• Beschreiben Sie jede Kompetenz so, dass zwei verschiedene Personen sie gleich bewerten würden, und arbeiten Sie mit drei bis fünf Stufen.
• Die Skill-Gap-Analyse ist kein eigenes Werkzeug, sondern die Auswertung der Matrix: Lücke mal Gewichtung ergibt Ihre Prioritäten.
• Ein Kompetenzmodell gibt die Kategorien vor, die Matrix füllt sie mit Personen und Werten.
• Für Praktika funktioniert dieselbe Logik: Lernziele werden zum SOLL-Profil, die Matrix wird zum Ausbildungsplan.

Inhaltsverzeichnis

• Was eine Skill Matrix im HR leistet
• Aufbau: Zeilen, Spalten und Bewertungsstufen
• Skill Matrix erstellen in sieben Schritten
• Beispiel: Skill Matrix für ein kleines Marketing-Team
• Skill-Gap-Analyse: so finden Sie die Lücken
• Von der Lücke zur passenden Maßnahme
• Kompetenzmodell erstellen: ein Beispiel
• Skill Matrix für Praktikantinnen und Praktikanten
• Unsere Sicht: Die Matrix beginnt bei der Stellenausschreibung
• Typische Fehler beim Erstellen und Pflegen
• Excel oder Software?
• Für Studierende: deine eigene Skill Matrix
• Häufige Fragen
• Quellen

Was eine Skill Matrix im HR leistet

Im Deutschen heißt die Skill Matrix auch Qualifikations- oder Kompetenzmatrix. Laut dem Factsheet des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft dient sie dazu, Qualifizierungsbedarf zu erkennen, Personaleinsatz und Vertretungen zu planen, Nachfolge und Wissenstransfer vorzubereiten, Engpässe sichtbar zu machen und den Erfolg von Schulungen zu überprüfen.

Das RKW Kompetenzzentrum nennt weitere praktische Einsatzfelder: flexible Einsatzplanung, Jobrotation und den Schutz vor Über- oder Unterforderung. Gerade der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Wer dauerhaft Aufgaben erledigt, für die er überqualifiziert ist, verliert die Motivation. Wer ohne Unterstützung ins kalte Wasser geworfen wird, macht Fehler.

Skill Matrix, Kompetenzmatrix, Kompetenzmodell: die Abgrenzung

Die Begriffe werden oft durcheinander verwendet. Für die Praxis reicht diese Unterscheidung:

Aufbau: Zeilen, Spalten und Bewertungsstufen

Eine Matrix besteht aus drei Bausteinen: Aufgaben oder Kompetenzen, Personen und einer Skala. Das Factsheet des ifaa nennt als Inhalte Arbeitsaufgaben, Beschäftigte sowie die SOLL- und IST-Qualifikationen. Erfasst werden nicht nur fachliche Qualifikationen, sondern auch methodische, sozialkommunikative und persönliche Kompetenzen, etwa Problemlösungsfähigkeit, Teamfähigkeit, Eigenmotivation und Verantwortungsbewusstsein.

Bei der Skala haben Sie die Wahl. Zwei erprobte Varianten aus deutschen Leitfäden:

Achten Sie auf die Richtung: Beim ifaa-Beispiel ist 1 die beste Stufe, bei der vierstufigen RKW-Skala ist es die höchste. Wir empfehlen die aufsteigende Variante, weil sich Lücken dann einfach als SOLL minus IST rechnen lassen. Die vierte Stufe hat einen praktischen Vorteil: Sie zeigt, wer intern schulen kann, und macht damit den Wissenstransfer planbar.

Der bfw-Leitfaden zur passgenauen Qualifizierung rät zu höchstens fünf Stufen. Mehr Stufen erzeugen Scheingenauigkeit: Niemand kann sauber begründen, warum jemand eine 6 und keine 7 ist.

Skill Matrix erstellen in sieben Schritten

1. Zweck festlegen. Wollen Sie Weiterbildung planen, Vertretungen absichern, eine Nachfolge vorbereiten oder eine Stelle besetzen? Der Zweck entscheidet, wie detailliert die Matrix sein muss. Für eine Urlaubsvertretung reichen zehn Aufgaben, für eine Nachfolgeplanung brauchen Sie mehr Tiefe.
2. Bereich abgrenzen. Starten Sie mit einem Team, einer Abteilung oder einer Schichtgruppe. Laut bfw-Leitfaden funktioniert die Methode für Abteilungen, Funktionen oder das ganze Unternehmen. Ein überschaubarer Pilot zeigt aber schneller, ob Ihre Skala trägt.
3. Aufgaben und SOLL-Profile beschreiben. Listen Sie pro Rolle die Aufgaben auf und legen Sie fest, welche Stufe jede Aufgabe verlangt. Nicht jede Person muss alles auf Stufe 4 können. Ein realistisches SOLL ist wichtiger als ein ehrgeiziges.
4. Kompetenzen als Verhalten beschreiben. Statt „Kommunikationsstärke“ schreiben Sie: „erklärt Kundinnen und Kunden eine Reklamationsentscheidung schriftlich, ohne dass Rückfragen nötig sind“. Beobachtbares Verhalten sorgt dafür, dass verschiedene Beurteilende zu ähnlichen Ergebnissen kommen.
5. IST-Werte erheben. Kombinieren Sie mehrere Quellen: Selbsteinschätzung, Einschätzung der Führungskraft und Nachweise wie Zertifikate oder Arbeitsproben. Wo Selbst- und Fremdbild deutlich auseinanderliegen, haben Sie den Stoff für ein gutes Gespräch gefunden.
6. SOLL und IST vergleichen. Die Differenz zeigt Lücken und Potenziale. Wie Sie daraus Prioritäten ableiten, zeigen wir weiter unten.
7. Maßnahmen planen und Rhythmus festlegen. Leiten Sie Schulungen, Mentoring, Einsatzwechsel oder Neubesetzungen ab. Das RKW empfiehlt, die Matrix regelmäßig zu aktualisieren, zum Beispiel im Zusammenhang mit Mitarbeitendengesprächen.

Ein Hinweis zur Fairness: Merkmale wie Geschlecht, Alter, Herkunft oder sozialer Hintergrund haben in einer Skill Matrix nichts zu suchen. Bewertet werden Aufgaben und Kompetenzen, nie Personenmerkmale. Bevor Sie IST-Werte erheben und speichern, sollten Sie außerdem mit Ihrem Betriebsrat, falls vorhanden, und Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten klären, wer die Daten sieht und wofür sie genutzt werden.

Beispiel: Skill Matrix für ein kleines Marketing-Team

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und zeigt nur das Prinzip: ein Team aus drei Festangestellten und einer Praktikantin, Skala 1 bis 4 (RKW-Logik, aufsteigend). In Klammern steht jeweils das SOLL für die Rolle.

Schon auf einen Blick sehen Sie: Web-Analytics hängt allein an Cem. Fällt er aus, kann niemand die Kampagnen sauber auswerten. Gleichzeitig kann Anna bei Social-Media-Texten mehr, als ihre Rolle verlangt, und könnte dort Ben und die Praktikantin anleiten.

Skill-Gap-Analyse: so finden Sie die Lücken

Die Skill-Gap-Analyse ist der SOLL-IST-Vergleich aus Schritt 6. Laut RKW zeigen die so erkannten Qualifikationslücken den Weiterbildungsbedarf an und geben Hinweise auf Art und Umfang der nötigen Maßnahmen.

Damit Sie nicht in einer Liste von zwanzig gleich wichtigen Lücken versinken, rechnen Sie mit Gewichtung:

Priorität = (SOLL minus IST) × Gewicht

Für unser Beispiel:

• Ben, Kampagnenplanung: (3 − 2) × 3 = 3
• Anna, Web-Analytics: (3 − 2) × 3 = 3
• Ben, Web-Analytics: (2 − 1) × 3 = 3
• Praktikantin, Kampagnenplanung: (2 − 1) × 3 = 3
• Cem, Budgetsteuerung: (3 − 2) × 2 = 2
• Praktikantin, Texten: (3 − 2) × 2 = 2

Negative Werte, also IST über SOLL, zählen Sie nicht als Lücke, sondern notieren sie als Potenzial. Zusätzlich lohnt sich ein zweiter Blick auf jede Zeile: Wie viele Personen erreichen mindestens Stufe 3? Ist es nur eine, haben Sie ein Klumpenrisiko, auch wenn rechnerisch keine Lücke besteht. Im Beispiel trifft das auf Web-Analytics zu.

Team und Einzelperson getrennt betrachten

Eine Lücke bei einer Person ist ein Entwicklungsthema. Eine Lücke, die das ganze Team betrifft, ist ein strategisches Thema. Dann reicht keine Schulung mehr, und Sie müssen überlegen, ob Sie die Kompetenz durch eine Neueinstellung, durch externe Unterstützung oder über ein Praktikum oder eine Werkstudentenstelle ins Team holen.

KI-erzeugtes Bild

Von der Lücke zur passenden Maßnahme

Nicht jede Lücke verlangt ein Seminar. Diese Zuordnung hat sich in der Praxis bewährt:

Halten Sie bei jeder Maßnahme fest, wann Sie den Wert erneut prüfen. So wird die Matrix zur Erfolgskontrolle, die das ifaa ausdrücklich als Ziel nennt.

Kompetenzmodell erstellen: ein Beispiel

Bevor Sie Kompetenzen in eine Matrix schreiben, brauchen Sie eine gemeinsame Sprache dafür. Diese Sprache ist das Kompetenzmodell. Ein verbreitetes Beispiel ist die Gliederung in vier Bereiche:

• Fachkompetenz: zum Beispiel Buchhaltung nach HGB, SQL-Abfragen, CNC-Programmierung
• Methodenkompetenz: zum Beispiel Projektplanung, Datenanalyse, strukturiertes Problemlösen
• Sozialkompetenz: zum Beispiel Konfliktlösung, Teamfähigkeit, Moderation
• Personale Kompetenz: zum Beispiel Eigenmotivation, Verantwortungsbewusstsein, Lernbereitschaft

Eine Vorgehensweise zur Kompetenzbedarfsermittlung von Fraunhofer betont, dass ein solches Modell den eigenen Unternehmenskontext abbilden muss und in Zusammenarbeit von HR, Führungskräften und Fachbereichen entsteht. Ein Standardkatalog ist also ein Ausgangspunkt, keine fertige Lösung.

Als Ausgangspunkt eignet sich besonders ESCO, die europäische Klassifikation für Fähigkeiten, Kompetenzen, Qualifikationen und Berufe. Sie ist mehrsprachig und frei zugänglich. Die Bundesagentur für Arbeit erklärt die ESCO-Säule „Fähigkeiten“ im BERUFENET. Der Vorteil: Wenn Sie Kompetenzen mit ESCO-Begriffen benennen, müssen Sie nicht jedes Mal neu diskutieren, was „Datenanalyse“ genau heißt, und Ihre Begriffe passen zu dem, was auch Bewerberinnen und Bewerber kennen.

Skill Matrix für Praktikantinnen und Praktikanten

Für Praktika wird die Matrix oft vergessen, dabei passt sie dort besonders gut. Der Ablauf bleibt gleich, nur das SOLL ändert sich: Es beschreibt nicht, was die Rolle dauerhaft verlangt, sondern was die Praktikantin oder der Praktikant am Ende können soll.

So gehen Sie vor:

1. Formulieren Sie drei bis sechs Lernziele als Kompetenzen mit Zielstufe, zum Beispiel „Web-Analytics auswerten: Stufe 2 nach zwölf Wochen“.
2. Erheben Sie den Startwert in der ersten Woche, gemeinsam mit der betreuenden Person.
3. Vereinbaren Sie zur Halbzeit ein kurzes Gespräch auf Basis der Matrix.
4. Nutzen Sie die Werte am Ende für das Zeugnis und für die Frage, ob eine Übernahme als Werkstudentin oder Werkstudent sinnvoll ist.

Der größte Hebel liegt aber vor dem ersten Arbeitstag, nämlich bei der Auswahl. Wenn Sie für die Stelle ohnehin ein SOLL-Profil haben, können Sie Bewerbende daran messen statt an Stichworten im Lebenslauf.

Genau hier setzen wir an. Internities ist Deutschlands erste Matching-Plattform ausschließlich für Praktika. Sie beschreiben Ihre Praktikums-, Werkstudenten-, Volontariats- oder Traineestelle mit Kompetenzen aus dem offiziellen ESCO-Katalog, und Studierende beschreiben sich im selben Katalog. Der Match-Score wird nach einer festen Regel berechnet. Die Gewichtung der Kriterien legen Sie für jede Stelle selbst fest, genau wie die Gewichtsspalte in Ihrer Matrix.

Bewerbungen, Lebensläufe, Transcripts und Präferenzen laufen zentral zusammen, und Sie sehen die Kandidatinnen und Kandidaten nach Passung sortiert. Unternehmen starten mit einer kostenlosen Testphase. Alles Weitere finden Sie unter Nachwuchstalente einstellen.

Unsere Sicht: Die Matrix beginnt bei der Stellenausschreibung

Wir sehen in Unternehmen immer wieder dasselbe Muster. Die Skill Matrix für das bestehende Team wird sorgfältig gepflegt, aber die Ausschreibung für das nächste Praktikum besteht aus einer Liste von Wunscheigenschaften, die niemand messen kann: „Kommunikationsstark, teamfähig, sicher im Umgang mit MS Office.“ Damit lässt sich keine Lücke schließen.

Unsere Überzeugung: Wer eine Skill Matrix hat, hält das SOLL-Profil für die nächste Besetzung schon in der Hand. Die Lücke, die Ihre Gap-Analyse auf Teamebene zeigt, ist die Stellenbeschreibung. Wenn beide Seiten, Unternehmen und Bewerbende, dieselben Begriffe benutzen, wird Passung vergleichbar. Deshalb arbeiten wir mit dem offiziellen EU-Katalog und nicht mit eigenen Schlagworten.

Und wir halten den Rechenweg bewusst nachvollziehbar. Ein Match-Score nach fester Regel ist eine Rechenhilfe und keine Entscheidung über Menschen. Die Entscheidung treffen Sie im Gespräch. Der Score sorgt nur dafür, dass Sie mit den richtigen Leuten sprechen.

— Alexander

Typische Fehler beim Erstellen und Pflegen

• Unklare Maßstäbe. „Gut in Excel“ bedeutet für jede Führungskraft etwas anderes. Beschreiben Sie jede Stufe mit einem Beispiel.
• Zu viele Stufen, zu viele Zeilen. Eine Matrix mit 80 Kompetenzen pflegt niemand. Starten Sie mit den 10 bis 15 Aufgaben, die über den Erfolg des Teams entscheiden.
• Mitarbeitende nicht einbinden. Eine Matrix, die hinter verschlossenen Türen entsteht, wirkt wie ein Zeugnis. Die Fraunhofer-Vorgehensweise rät dazu, die relevanten Beteiligten früh einzubeziehen.
• Nur Hard Skills erfassen. Methodische, soziale und persönliche Kompetenzen gehören dazu, wenn sie für die Aufgabe entscheidend sind.
• Einmal erstellen, nie aktualisieren. Legen Sie einen festen Termin fest, etwa das jährliche oder halbjährliche Mitarbeitendengespräch.
• Die Matrix als Leistungsbewertung missbrauchen. Sie misst, was jemand kann, nicht, wie viel jemand leistet. Wer beides vermischt, bekommt geschönte Selbsteinschätzungen.

Excel oder Software?

Für ein Team bis etwa 15 Personen reicht eine Tabellenkalkulation völlig aus. Legen Sie pro Zeile eine Kompetenz an und pro Spalte eine Person, dazu je eine Spalte für das Gewicht und das SOLL. Mit einer bedingten Formatierung färben Sie Zellen rot, sobald IST unter SOLL liegt, und mit einer einfachen Formel rechnen Sie die Priorität aus. Das ist in einer Stunde gebaut.

Eine spezialisierte Software lohnt sich, wenn Sie Zertifikate mit Ablaufdatum verwalten, mehrere Standorte abbilden oder die Matrix mit der Schulungsplanung verknüpfen müssen. Für die Besetzung von Praktikums- und Nachwuchsstellen ist dagegen eine Plattform sinnvoller, die das SOLL-Profil der Stelle direkt mit den Profilen der Bewerbenden abgleicht.

Für Studierende: deine eigene Skill Matrix

Du suchst ein Praktikum? Dann dreh das Prinzip einfach um. Nimm drei Ausschreibungen, die dich reizen, und schreib die geforderten Kompetenzen untereinander. Daneben trägst du ehrlich ein, wo du stehst, von 1 (noch nie gemacht) bis 4 (könnte ich anderen zeigen). Zu jeder Einschätzung notierst du einen Beleg: ein Uniprojekt, einen Nebenjob, eine Hausarbeit.

So siehst du sofort, welche Stellen gut passen und wo du bis zur Bewerbung noch etwas aufholen kannst. Und für das Vorstellungsgespräch hast du konkrete Beispiele parat. Wenn du dir die Arbeit sparen willst: Auf Internities legst du dein Profil einmal mit denselben ESCO-Kompetenzen an, die auch die Unternehmen nutzen, siehst bei jeder Stelle deine Passung und bewirbst dich direkt, kostenlos. Schau dir an, wie du Praktika findest, die passen.

Häufige Fragen

Was ist eine Skill-Will-Matrix?

Die Skill-Will-Matrix ordnet Mitarbeitende auf zwei Achsen ein: Können (Skill) und Wollen (Will). Daraus ergeben sich vier Felder, in denen Führungskräfte unterschiedlich führen, etwa anleiten, motivieren oder delegieren. Sie ist ein Führungsinstrument und ersetzt keine Skill Matrix, die Aufgaben und Kompetenzen im Detail erfasst.

Wie erstelle ich eine Skill Matrix in Excel?

Legen Sie die Kompetenzen in Zeilen und die Personen in Spalten an und ergänzen Sie Spalten für SOLL und Gewicht. Tragen Sie die IST-Werte als Zahlen ein und markieren Sie Werte unter SOLL per bedingter Formatierung farbig. Eine Formel wie (SOLL minus IST) mal Gewicht zeigt Ihnen die Prioritäten.

Wie oft sollte die Matrix aktualisiert werden?

Mindestens einmal im Jahr, besser zusätzlich nach jeder größeren Schulung oder Umorganisation. Bewährt hat sich die Kopplung an Mitarbeitendengespräche, weil dort ohnehin über Entwicklung gesprochen wird.

Wer bewertet die IST-Werte?

Am belastbarsten ist eine Kombination aus Selbsteinschätzung und Einschätzung der Führungskraft, ergänzt um Nachweise wie Zertifikate oder Arbeitsproben. Weichen beide Einschätzungen stark voneinander ab, klären Sie das im Gespräch, bevor der Wert in die Matrix kommt.

Was ist der Unterschied zwischen Skill und Kompetenz?

Ein Skill ist eine konkrete, meist erlernbare Fähigkeit, etwa eine Pivot-Tabelle zu bauen. Kompetenz ist weiter gefasst und schließt ein, dieses Können in wechselnden Situationen selbstständig und verantwortungsvoll einzusetzen. In der Praxis werden beide Begriffe oft gleichbedeutend verwendet.

Quellen

• Institut für angewandte Arbeitswissenschaft: Die Qualifikationsmatrix (Factsheet)
• RKW Kompetenzzentrum: Die Qualifikationsmatrix, Bedarfe erheben und Maßnahmen planen
• RKW Kompetenzzentrum: Identifikation von Anforderungen und Mitarbeiterkompetenzen
• RKW Kompetenzzentrum: Aufgaben und Kompetenzen aufeinander abstimmen
• bfw: Leitfaden für die Erstellung von passgenauen Qualifizierungen
• Fraunhofer: Vorgehensweise zur Kompetenzbedarfsermittlung
• Europäische Kommission: About ESCO
• Bundesagentur für Arbeit: ESCO im BERUFENET